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Relevant to: faculty, staff, and students

This article contains information considered accurate at the time of publishing. Technology updates, changes in University security practices, and/or policies and procedures may affect the information in this article - updates to articles are scheduled on a periodic basis and will address any required changes.

What is CART and why is it important?

CART stands for Communication Access Real-Time Translation. It is also referred to as live captioning or real-time captioning. CART differs from the autogenerated captions you may be familiar with from Teams or Zoom. While the quality of autogenerated captions has undoubtedly improved over the years, it is still not considered accurate enough to provide effective communication access. Effective communication access is a requirement under the Americans with Disabilities Act (ADA) and Section 504 of the Rehabilitation Act. There are a few different ways to provide CART; some services only utilize human captionists to generate captions in real-time, and others use a combination of AI and real-time editing by human captionists. Regardless, the important thing to remember is that accurate captions are needed to provide effective communication access.

When to provide CART

CART should always be provided if it is requested as a reasonable accommodation by a participant of a meeting or event. This includes internal or external participants. In addition, you should provide CART proactively, even if no one has requested it, for any internal or external meeting or event that is large in nature (such as commencement ceremonies, webinars, or conferences), and any event that is live streamed over the internet or open to the public. You do not need to provide CART for informal Teams meetings with colleagues or routine department meetings unless requested.

Examples of Meetings/Events that should offer CART

• Commencement ceremonies
• Webinars (internal and external)
• Conferences, such as the Annual Meeting and Fall Academic Conference
• Workshops
• Townhall meetings
• Student Info sessions
• Senate meetings
• Shared Governance meetings, such as governance committee meetings and regional governance meetings
• Synchronous course meetings
• Keynotes/guest speaker presentations
• Student Orientations and Jump Start sessions
• Interview presentations open to the entire university

Why provide CART proactively?

Why not only offer CART when it is requested by a participant as a reasonable accommodation? Offering CART proactively helps the university comply with Section 508 of the Rehabilitation Act, the Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), and our own Electronic Information Technology Accessibility (EITA) policy. In addition, consider the following reasons why you should provide CART regardless of request:

• Many people do not think to request CART because they have come to expect it at events, especially if they are public and/or live streamed.
• There are numerous barriers to formally disclosing disability and asking for a reasonable accommodation (stigma, lack of medical documentation, fear of denial of accommodation etc.).
• Many people benefit from CART, not just individuals who are Deaf or Hard of Hearing. Other groups who may benefit include those with learning disabilities, ADHD, Autism, etc. Furthermore, many people without disabilities benefit from having live captioning during meetings and events.

How to Request CART

You can request CART by using this Live CART for Meetings and Events Request. Please submit requests at least one week in advance of your event/meeting. After you submit your request, you will receive a follow up email with important information, including the link to the CART stream for the day of your event. *Note, the accurate CART captions will not appear when you turn on "transcription" in Teams (those captions will be auto-generated). You will need to provide the CART link to individuals in the meeting the day of your meeting or event. Participants will be able to see the caption stream in a web browser. We encourage meeting organizers to make an announcement about this at the start of the meeting, as well as put the link in the chat, so participants know how to access accurate captions. 

Versión en Español

Directrices de CART para subtitulado en tiempo real

Relevante para: profesorado, personal y estudiantes

Este artículo contiene información considerada precisa al momento de su publicación. Las actualizaciones tecnológicas, los cambios en las prácticas de seguridad de la universidad, así como en normas y procedimientos, pueden afectar la información aquí presentada. Las actualizaciones de los artículos se programan de forma periódica e incluyen los cambios necesarios.

¿Qué es CART y por qué es importante?

CART significa Communication Access Real-Time Translation (traducción en tiempo real de acceso a la comunicación). También se le conoce como subtitulado en tiempo real. CART se diferencia de los subtítulos generados automáticamente que quizá conozcas en Teams o Zoom. Aunque la calidad de los subtítulos generados automáticamente ha mejorado sin duda con los años, todavía no se considera lo suficientemente precisa para proporcionar un acceso efectivo a la comunicación. El acceso efectivo a la comunicación es un requisito según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Sección 504 de la Ley de Rehabilitación. Existen varias formas diferentes de ofrecer CART; algunos servicios solo utilizan subtítulos preparados por humanos para generar subtítulos en tiempo real, y otros emplean una combinación de IA y edición en tiempo real por parte de los subtituladores humanos. En cualquier caso, lo importante es recordar que se necesitan subtítulos precisos para proporcionar un acceso efectivo a la comunicación.

Cuándo proporcionar CART

CART siempre debe proporcionarse si se solicita como una adaptación razonable por parte de un participante en una reunión o evento. Esto incluye a participantes internos o externos. Además, debes proporcionar CART de forma proactiva, incluso si nadie la ha solicitado, para cualquier reunión o evento interno o externo de mayor público (como ceremonias de graduación, seminarios web o conferencias) y cualquier evento que se transmita en vivo por internet o esté abierto al público. No necesitas proporcionar CART para reuniones informales de Teams con compañeros o reuniones rutinarias de departamento, salvo que se lo solicite.

Ejemplos de reuniones/eventos que deberían ofrecer CART

• Ceremonias de graduación
• Seminarios web (internos y externos)
• Conferencias, como la Reunión anual y la Conferencia académica de otoño
• Talleres
• Foros públicos
• Sesiones informativas para estudiantes
• Reuniones del Senado
• Reuniones de gobernanza compartida, como las reuniones de comités de gobernanza y reuniones regionales de gobernanza
• Reuniones de curso síncronas
• Ponencias principales / ponencias de ponentes invitados
• Orientaciones para estudiantes y sesiones de JumpStart
• Presentaciones de entrevistas abiertas a toda la universidad

¿Por qué proporcionar CART de forma proactiva?

¿Por qué no ofrecer CART solo cuando un participante lo solicita como una adaptación razonable? Ofrecer CART de forma proactiva ayuda a la universidad a cumplir con la Sección 508 de la Ley de Rehabilitación, las Directrices de Accesibilidad de Contenidos Web (WCAG) y nuestra propia norma de Accesibilidad en tecnología de la información electrónica (EITA, por sus siglas en inglés). Además, considera las siguientes razones por las que deberías proporcionar CART independientemente de la solicitud:

• Mucha gente no piensa en pedir CART porque ya lo esperan en los eventos, especialmente si son públicos y/o se transmiten en vivo.
• Existen numerosas barreras para declarar formalmente la discapacidad y solicitar una adaptación razonable (estigma, falta de documentación médica, miedo a que se deniegue la adaptación, etc.).
• Muchas personas se benefician del CART, no solo las personas sordas o con discapacidad auditiva. Otros grupos que pueden beneficiarse incluyen personas con dificultades de aprendizaje, TDAH, autismo, etc. Además, muchas personas sin discapacidad se benefician de contar con subtítulos en tiempo real durante reuniones y eventos.

Cómo solicitar CART

Puedes solicitar CART utilizando esta solicitud de CART en vivo para reuniones y eventos. Por favor, envía las solicitudes al menos una semana antes de tu evento/reunión. Después de enviar tu solicitud, recibirás un correo de seguimiento con información importante, incluido el enlace a la transmisión CART correspondiente al día de tu evento.

Nota: Los subtítulos precisos de CART no aparecerán cuando actives "transcripción" en Teams (esos subtítulos se generarán automáticamente). Tendrás que proporcionar el enlace CART a las personas presentes en la reunión el día de tu reunión o evento. Los participantes podrán ver el flujo de subtítulos en un navegador web. Animamos a los organizadores de la reunión a hacer un anuncio sobre esto al inicio, y a que pongan el enlace en el chat para que los participantes sepan cómo acceder a subtítulos precisos.