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Relevant to: Students, faculty, staff.
Introduction
Cross Registration Guide for SUNY Empire Students
What is cross registration?
Cross registration is when a degree-seeking student at SUNY Empire State University (the Home Institution) is approved to takes a course or courses at another institution (the Host Institution). Approved courses will appear on your transcript as SUNY Empire courses.
Students matriculated at SUNY Empire and cross registering into another institution should be aware of the proper documentation needed in order to be charged accordingly as well as process their financial aid.
Critical Information to review prior to considering cross registration
- Please read our Cross Registration at Other Institutions Policy
- All cross registration courses must count toward your degree program.
- Before beginning the process be sure to discuss with your mentor/advisor.
- It is the student’s responsibility to research and/or contact the host institution regarding their deadlines and procedures. Although SUNY Empire may approve a request, there is no guarantee the request will be approved by the host institution.
- Cross registration is available for spring, summer and fall terms only. Winter session cross registration is not available.
- Students who intend to drop or withdraw from their course(s) at another institution must follow that institution’s rules and deadlines.
SUNY Empire to another SUNY institution
Complete the following step
1. Students need to ensure that their mentor/advisor approves of the request.
2. If approved by the mentor/advisor, students must go to the SUNY Cross-registration Portal to submit a cross registration request. Students will use their SUNY Empire login and password to enter the portal. A paper form is not needed if both schools are in the SUNY system. Complete a New Request.
Note: It is critical to enter accurate student and course information into the request. Inaccurate information can lead to a delayed or even denied request.
3. The mentor/advisor will create a cross registration "placeholder" course. Students will receive a confirmation email with a unique Course Registration Number (CRN) and instructions on how to register.
Example of email received:
4. Once students register for the course, and the registration information matches the request submitted through the SUNY Cross-registration Portal, the Office of the Registrar will approve. The host institution will then review and approve or deny the request. It is important for students to monitor their e-mail for updates, as there may be questions from either institution that need to be addressed.
Note: Approval by SUNY Empire does not guarantee the host institution will approve your request. You can contact the host institution via the cross registration portal to review their policies and procedures for cross registration.
5. Students are responsible for notifying the appropriate offices at both campuses if they drop or withdraw from a course.
SUNY Empire will pay tuition charges to the host institution once fully approved in the SUNY Cross-registration Portal.
6. After the course is complete, the host institution will forward a transcript to SUNY Empire. The Office of the Registrar will update the student's grade. Students do not need to order a transcript.
SUNY Empire to Non-SUNY institution
Complete the following steps
1. Students need to ensure that their mentor/advisor approves of the request.
2. If approved, the mentor/advisor will create a cross registration "placeholder" course. Students will receive a confirmation email with a unique Course Registration Number (CRN) and instructions on how to register.
Example of email received:
3. Students will need to register for the course(s) at the host institution, following their deadlines and procedures. The cross-registered course(s) will be included in the SUNY Empire charges.
Note: SUNY Empire participates in a variety of consortium agreements with local universitys, such as the Hudson Mohawk Association and the Rochester Alliance.
4. Students need to fill out the Enrollment in Other Colleges (PDF 51kB) and send the completed form, along with their paid receipt from the host institution to: StudentAccounts@sunyempire.edu
5. If students are using financial aid, they must also fill out the Financial Aid Consortium Agreement (PDF 62kB). Federal financial aid cannot be processed without this form. It is important to know that schools will defer charges with a Financial Aid Consortium Agreement in place, however excess financial aid funds are disbursed to the student, not to the host institution. Students are responsible for paying their balance at the host institution. All documents must be submitted to Student Accounts in order to process the appropriate credits to your charges. Registrations that are not paid, deferred by financial aid or have enrollment in the university's Time Payment Plan with first installment payment made may be subject to registration cancellation. Please contact StudentAccounts@sunyempire.edu if you have difficulty submitting your documents on time.
6. The tuition at SUNY Empire will be assessed for either the amount of tuition the student paid at the host institution or the amount of tuition charged at SUNY Empire, whichever is less. Students are required to pay fees at both institutions.
7. Students are responsible for notifying the appropriate offices at both institutions if they drop or withdraw from the course(s).
8. At the completion of the course, it is the responsibility of the student to order an official transcript from their host institution and send it to the Registrar’s office. If sending by mail, please send to:
SUNY Empire State University
Office of the Registrar
111 West Ave
Saratoga Springs, NY 12866
Please send electronic transcripts to RegistrarsOffice@sunyempire.edu
Guía de inscripción cruzada para estudiantes de SUNY Empire
¿Qué es la inscripción cruzada?
La inscripción cruzada permite a estudiantes que buscan un título en SUNY Empire (institución de origen) tomar cursos en otra institución (institución anfitriona). Los cursos aprobados aparecerán en tu expediente académico como cursos de SUNY Empire.
Los estudiantes deben conocer los documentos necesarios para asegurar el cobro adecuado y el procesamiento correcto de la ayuda financiera.
Información crítica antes de comenzar
- Por favor, Lee la Norma de inscripción cruzada en otras instituciones.
- Todos los cursos de inscripción cruzada tienen que contar para tu programa de titulación.
- Antes de comenzar el proceso, asegúrate de hablarlo con tu mentor / asesor académico.
- Es responsabilidad del estudiante investigar y/o ponerse en contacto con la institución anfitriona con respecto a sus fechas límite y procedimientos. Aunque SUNY Empire pueda aprobar una solicitud, no hay garantía de que la institución anfitriona la apruebe.
- La inscripción cruzada está disponible solo para los ciclos de primavera, verano y otoño. La inscripción cruzada para la sesión de invierno no está disponible.
- Los estudiantes que tengan la intención de darse de baja o retirarse de su(s) curso(s) en otra institución deben seguir las reglas y plazos de esa institución.
SUNY Empire a otra institución de SUNY
Completa los siguientes pasos
- Los estudiantes deben asegurarse de que su mentor / asesor académico apruebe la solicitud.
-
Si el mentor / asesor lo aprueba, los estudiantes tienen que ir al Portal de inscripción cruzada de SUNY para enviar una solicitud de inscripción cruzada. Los estudiantes usarán su nombre de usuario y contraseña de SUNY Empire para ingresar al portal. No se necesita un formulario en papel si ambas escuelas están en el sistema de SUNY. Completa una nueva solicitud.
Nota: Es fundamental ingresar información precisa sobre el estudiante y el curso en la solicitud. La información inexacta puede dar lugar a un retraso o incluso a la denegación de la solicitud.
- El mentor / asesor académico creará un curso de “demarcación” de inscripción cruzada. Los estudiantes recibirán un correo electrónico de confirmación con un número único de inscripción del curso (CRN, por sus siglas en inglés) e instrucciones sobre cómo inscribirse.
Ejemplo de correo electrónico recibido:
- Una vez que los estudiantes se inscriban en el curso y la información de inscripción coincida con la solicitud presentada a través del Portal de inscripción cruzada de SUNY, la Oficina del registrador académico la aprobará. Después de esto, la institución anfitriona revisará y aprobará o denegará la solicitud. Es importante que los estudiantes monitoreen su correo electrónico para averiguar actualizaciones, ya que puede haber preguntas de cualquiera de las instituciones que tengan que abordarse.
Nota: La aprobación de SUNY Empire no garantiza que la institución anfitriona apruebe tu solicitud. Puedes ponerte en contacto con la institución anfitriona a través del portal de inscripción cruzada para revisar sus normas y procedimientos para la inscripción cruzada.
- Los estudiantes son responsables de notificar a las oficinas correspondientes en ambos campus si se dan de baja o se retiran de un curso.
SUNY Empire pagará los cargos de matrícula a la institución anfitriona una vez que todo esté completamente aprobado en el Portal de inscripción cruzada de SUNY.
- Una vez finalizado el curso, la institución anfitriona le enviará un expediente académico a SUNY Empire. La Oficina de registrador académico actualizará las calificaciones del estudiante. Los estudiantes no necesitan solicitar un expediente.
SUNY Empire a otra institución que no es de SUNY
Completa los siguientes pasos:
- Los estudiantes deben asegurarse de que su mentor / asesor académico apruebe la solicitud.
- Si se aprueba, el mentor / asesor creará un curso de "demarcación" de inscripción cruzada. Los estudiantes recibirán un correo electrónico de confirmación con un número único de inscripción del curso (CRN, por sus siglas en inglés) e instrucciones sobre cómo inscribirse.
Ejemplo de correo electrónico recibido:
- Los estudiantes necesitarán inscribirse en el curso o cursos en la institución anfitriona, siguiendo sus plazos y procedimientos. Los cursos inscritos de forma cruzada se incluirán en los cargos de SUNY Empire.
Nota: SUNY Empire participa en una variedad de acuerdos de consorcio con universidades locales, como la Hudson Mohawk Association y la Rochester Alliance.
- Los estudiantes tiene que completar el formulario de Inscripción en otras universidades (PDF 51kB) y enviar el formulario completo, junto con su comprobante de pago de la institución anfitriona a: StudentAccounts@sunyempire.edu
- Si los estudiantes están utilizando ayuda financiera, también tienen que completar el Acuerdo del consorcio de ayuda financiera (PDF 62kB). La ayuda financiera federal no se puede procesar sin este formulario. Es importante saber que las escuelas diferirán los cargos con un Acuerdo de consorcio de ayuda financiera vigente, sin embargo, los fondos de ayuda financiera excedentes se desembolsan al estudiante, no a la institución anfitriona. Los estudiantes son responsables de pagar su saldo en la institución anfitriona. Todos los documentos tienen que enviarse a Cuentas estudiantiles para procesar los créditos correspondientes a tus cargos. Las inscripciones que no sean pagadas, sean diferidas por ayuda financiera o que estén en el Plan de pago a plazos de la universidad con el pago de la primera cuota realizada pueden estar sujetas a cancelación de inscripción. Ponte en contacto con StudentAccounts@sunyempire.edu si tienes dificultades para enviar tus documentos a tiempo.
- La matrícula en SUNY Empire se evaluará por el monto de la matrícula que el estudiante haya pagado en la institución anfitriona o por el monto de la matrícula cobrada en SUNY Empire, la cantidad que sea menor. Los estudiantes están obligados a pagar tarifas en ambas instituciones.
- Los estudiantes son responsables de notificar a las oficinas correspondientes de ambas instituciones si se dan de baja o se retiran de los cursos.
- Al finalizar el curso, es responsabilidad del estudiante solicitar un expediente académico oficial de su institución anfitriona y enviarlo a la Oficina del registrador académico. Si se envía por correo, envíalo a:
SUNY Empire State University
Office of the Registrar
111 West Ave
Saratoga Springs, NY 12866
Por favor, envía expedientes académicos electrónicos a RegistrarsOffice@sunyempire.edu