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Relevant to: faculty, staff, and students

This article contains information considered accurate at the time of publishing. Technology updates, changes in University security practices, and/or policies and procedures may affect the information in this article - updates to articles are scheduled on a periodic basis and will address any required changes.

Introduction

A distinct feature of an online collaborative environment is that communication occurs solely via the written word. Because of this, the nuances of body language and non-verbal feedback of traditional conversation are absent. These facts need to be considered both when writing online messages and when reading them.

SUNY Empire Online Etiquette Guidelines

1. Be respectful and mindful of the words you choose.
   • Electronic communication can be tricky, so choose words that are clear and direct. Remember too, that tone is not the same when you are reading an email versus listening to someone speak those same words out loud.
2. Be mindful of spelling and grammar.
   • Proofread before you send, post or publish. Tools such as spell-check are useful.
   • Read your work out loud, and you will catch typos faster and more readily than editing silently.
   • Before responding too quickly to a challenging situation, prepare a draft, set it aside, and review it later before sending.
   • Use standard forms of capitalization.
     • Using all capital letters comes across as angry, as if YOU ARE YELLING.
     • Use bold font if you're excited and want to "yell" something positively.
3. Be polite and concise.
   • Be conscious of who will be reading your post or email by tailoring the message to your audience.
   • Approach communications positively. If you must make a constructive criticism, balance it with complimentary feedback as well.
   • Maintain an academic level of communication — avoid colloquial language.
   • Keep emails short and to the point. Long emails may be left unread.
4. Cite your sources.
   • Maintain academic integrity and do not plagiarize.
   • Whenever you’re sharing an idea that isn’t your own (even if it’s not word for word), it’s good practice to cite the source. This applies to discussion forums too.
   • If you read a great thought, share it, but be sure you let your audience know where you saw it first.
5. Respect everyone's privacy.
   • If someone shares something online in class, treat it like a personal communication.
6. Always have a good subject heading.
   • An email without a subject heading may be ignored. Appropriate and relevant headings in the subject line help the recipient understand and prioritize their responses. When forwarding or replying to an email, consider changing the subject heading if you want to emphasize a slightly different point.
7. Keep in mind that emails are public documents. As such, they may be retrieved at any time for legal purposes.
   • Only put in an email what you would not mind reading in the news.
   • Avoid sharing personal data.
   • Never put confidential information like social security numbers, credit card or financial account numbers, state-issue ID numbers, etc... in an email.
8. Be Cognizant of the Work Environment.
   • GIFs, emojis and slang that we use in personal emails may not be appropriate at work or school.
   • Avoid using informal communication methods in graded discussions and assignments.
9. Be conscious of your intentions at all times.
   • Mean what you say and say what you mean. Your voice should remain authentic, clear and honest.
   • Avoid hitting "reply all" unless it is appropriate and truly intended for the entire group.

Versión en Español

Guía de etiqueta del correo electrónico en SUNY Empire

Relevante para: estudiantes

Este artículo contiene información considerada precisa al momento de su publicación. Las actualizaciones tecnológicas, los cambios en las prácticas de seguridad de la Universidad, así como en las políticas y procedimientos, pueden afectar la información de este artículo. Las actualizaciones se programan de forma periódica y abordarán cualquier cambio necesario.

Introducción

Una característica distintiva de un entorno colaborativo en línea es que la comunicación ocurre únicamente por escrito. Por eso, los matices del lenguaje corporal y las señales no verbales de una conversación tradicional están ausentes. Es necesario tener en cuenta estas características tanto al escribir como al leer mensajes en línea.

Guía de etiqueta para SUNY Empire Online

1. Muestra respeto y ten cuidado con las palabras que usas.
   • La comunicación electrónica puede ser complicada, así que usa palabras claras y directas. Recuerda también que el tono no es el mismo al leer un correo que al escuchar a una persona decir esas mismas palabras en persona.
2. Presta atención a la ortografía y la gramática.
   • Revisa antes de enviar, publicar o compartir. Las herramientas como el corrector ortográfico son útiles.
   • Lee tu texto en voz alta; así vas a detectar errores más rápidamente que editándolo en silencio.
   • o Antes de responder apresuradamente en una situación difícil, escribe un borrador, hazlo a un lado y espera un rato y revísalo después.
   • Usa las formas estándar de mayúsculas.
     • Escribir todo en mayúsculas da la impresión de enojo, como si ESTUVIERAS GRITANDO.
     • Usa negrita si estás emocionado y quieres "gritar" algo de forma positiva.
3. Sé amable y directo.
   • Ten en cuenta quién va a leer tu mensaje o correo y adáptalo a esa audiencia.
   • Mantén una actitud positiva hacia las comunicaciones. Si tienes que hacer una crítica constructiva, equilíbrala con comentarios positivos.
   • Usa un nivel de comunicación académico; evita el lenguaje coloquial.
   • Mantén los correos electrónicos cortos y al grano. Los correos largos pueden quedarse sin leer.
4. Citas tus fuentes.
   • Mantén la integridad académica y no plagies.
   • Siempre que compartas una idea que no sea tuya (aunque no sea textual), es buena práctica citar la fuente. Esto también se aplica en los foros de discusión.
   • Si lees una idea interesante, compártela, pero asegúrate de decir dónde la viste.
5. Respeta la privacidad de los demas.
   • Si alguien comparte algo en línea en clase, trata esa información como si fuera una comunicación personal.
6. Usa siempre un título claro como asunto.
   • Un correo sin asunto puede ser ignorado. Los títulos apropiados y relevantes ayudan a quien lo recibe a entender y priorizar sus respuestas. Si reenvías o respondes a un correo, piensa en cambiar el asunto si quieres destacar algo ligeramente diferente.
7. Recuerda que los correos son documentos públicos. Como tales, se pueden recuperar en cualquier momento por motivos legales.
   • Solo escribe en un correo lo que no te molestaría ver publicado en las noticias.
   • Evita compartir datos personales.
   • o Nunca pongas información confidencial como números de seguro social, tarjetas de crédito o cuentas bancarias, números de identificación oficiales, etc., en un correo electrónico.
8. Ten en cuenta el entorno de trabajo.
   • Los GIFs, emojis y jerga que usamos en correos personales quizás no sean apropiados en el trabajo o la escuela.
   • Evita usar métodos informales de comunicación en foros y tareas que se van a calificar.
9. Siempre ten claras tus intenciones.
   • Di lo que quieres decir y asegúrate de que se entienda. Tu voz debe ser auténtica, clara y honesta
   • Evita usar "responder a todos" a menos que realmente sea necesario y apropiado para todo el grupo.