Body
Ir a la versión en Español
Relevant to: faculty, staff, and students
This article contains information considered accurate at the time of publishing. Technology updates, changes in University security practices, and/or policies and procedures may affect the information in this article - updates to articles are scheduled on a periodic basis and will address any required changes.
About Microsoft Transcribe
The Transcribe feature in Microsoft Word allows you to convert recorded speech into written text. It’s perfect for transcribing meetings, interviews, or any other audio content, and it works directly within Word, eliminating the need for third-party software. This guide will walk you through the steps to get started with Transcribe.
Prerequisites
- Office 365 Subscription: The Transcribe feature is available only to Office 365 subscribers.
- Internet Connection: This feature requires an active internet connection to work.
- Supported File Types: You can upload .mp3, .wav, .m4a, or .mp4 audio files.
Step-by-Step Instructions
Step 1: Open Microsoft Word
Launch Microsoft Word on your device, and open a new document or an existing one where you’d like the transcription to appear.
Step 2: Access the Transcribe Tool
-
Go to the Home tab in the ribbon at the top of your screen.
-
In the Voice section, click the down arrow next to the Dictate button to reveal additional options.
-
Select Transcribe from the dropdown menu.
Step 3: Choose How to Transcribe
After selecting Transcribe, you will have two options:
-
Record directly: Use this option to transcribe a conversation or meeting happening in real time. Word will listen to your microphone input and generate the transcript.
-
Upload audio: Choose this option if you already have a pre-recorded audio file you want to transcribe.
Step 4: Recording a Conversation
-
If you choose Start Recording, Word will start listening through your device’s microphone.
-
Speak clearly, or ensure the conversation is audible if you’re capturing a meeting.
-
When you’re finished, click Pause or Stop Recording.
Once you stop recording, Word will process the audio and automatically generate a transcript.
Step 5: Uploading a Pre-Recorded File
-
If you choose Upload Audio, browse your computer to select the file you want to transcribe.
-
After uploading, Word will process the file and create a written transcript.
Note: The length of time it takes to transcribe will depend on the size of the file and the clarity of the audio.
Step 6: Reviewing the Transcript
Once Word completes the transcription, you’ll see the transcript in the Transcribe Pane on the right-hand side of the screen. The transcription will include:
-
Speaker labels: Word automatically detects and labels different speakers as Speaker 1, Speaker 2, etc. You can manually change these labels to the correct names if needed.
-
Time stamps: Each section of the transcript will include time stamps for reference.
Step 7: Inserting the Transcript into Your Document
To insert parts or all of the transcription into your document:
-
In the Transcribe Pane, hover over a section of the text.
-
Click Add to Document to insert that specific section.
-
If you want to add the entire transcript, click Add all to document at the bottom of the pane.
The transcript will appear as regular text in your Word document. You can format, edit, or rearrange the text as needed.
Step 8: Edit the Transcript
The transcript is editable directly in the Transcribe Pane or in the document. If Word makes any mistakes (like misidentifying a speaker or mishearing a word), simply click on the text and type corrections.
Step 9: Save and Manage Transcriptions
Microsoft Word stores the transcription within your account, so you can always return to it later. You can also download the original audio file by clicking Save in the Transcribe Pane. This can be useful if you need to refer back to the original recording.
Key Benefits of the Transcribe Feature
- Accurate transcription: Captures speech clearly and accurately, with speaker differentiation.
- Convenience: Built directly into Word, allowing seamless transitions between transcription and document editing.
- Editable transcriptions: Provides flexibility to modify or add to the text after transcription.
- Speaker identification: Automatically differentiates between speakers in a conversation.
Troubleshooting
Q: Why is my transcription inaccurate?
A: Ensure the audio quality is high, with minimal background noise. Also, make sure speakers are clear and distinct. Word’s transcription tool works best with good-quality audio files.
Q: Why is the Transcribe button grayed out?
A: Check that you have an active internet connection and that you’re logged into an Office 365 account. Transcribe is only available online and for subscribers.
Q: Can I transcribe video files?
A: No, the Transcribe feature is limited to audio files. However, you can extract the audio from a video file and then upload the audio for transcription.
Frequently Asked Questions (FAQs)
Q: How long of a recording can I transcribe?
A: You can transcribe audio files of up to 200MB. Longer recordings will need to be broken into smaller files for transcription.
Q: Does the transcription auto-save?
A: Yes, all transcriptions are automatically saved to your OneDrive under Documents > Transcribed Files.
Q: Can I transcribe in multiple languages?
A: Yes, but you’ll need to change the display language in Word. Only supported languages will be transcribed accurately.
Versión en Español
Cómo usar la función de transcripción en Microsoft Word
Relevante para: profesorado, personal y estudiantes
Este artículo contiene información considerada precisa al momento de su publicación. Las actualizaciones tecnológicas, los cambios en las prácticas de seguridad de la universidad, así como en normas y procedimientos, pueden afectar la información aquí presentada. Las actualizaciones de los artículos se programan de forma periódica e incluyen los cambios necesarios.
Acerca de Microsoft Transcribe
La función Transcribir en Microsoft Word te permite convertir el habla grabada en texto escrito. Es perfecto para transcribir reuniones, entrevistas o cualquier otro contenido de audio, y funciona directamente dentro de Word, eliminando la necesidad de software de terceros. Esta guía te orientará paso a paso para empezar a usar Transcribe.
Requisitos previos
- Suscripción a Office 365: La función Transcribir está disponible solo para suscriptores de Office 365.
- Conexión a internet: Esta función requiere una conexión activa a internet para funcionar.
- Tipos de archivo compatibles: Puedes subir archivos de audio .mp3, .wav, .m4a o .mp4.
Instrucciones paso a paso
Paso 1: Abre Microsoft Word
Inicia Microsoft Word en tu dispositivo y abre un documento nuevo o uno existente donde quieras que aparezca la transcripción.
Paso 2: Accede a la herramienta de transcripción
Ve a la pestaña Inicio en la cinta de la parte superior de la pantalla.
- En la sección de Voz, haz clic en la flecha hacia abajo junto al botón de Dictar para mostrar opciones adicionales.
- Selecciona Transcribir en el menú desplegable.
Paso 3: Elige cómo transcribir
- Grabar directamente: Utiliza esta opción para transcribir una conversación o reunión que ocurre en tiempo real. Word escuchará la información por tu micrófono y generará la transcripción.
- Subir audio: Elige esta opción si ya tienes un archivo de audio pregrabado que quieres transcribir.
- Después de seleccionar Transcribir, tendrás dos opciones:
Paso 4: Graba una conversación
Si eliges Iniciar grabación, Word empezará a escuchar a través del micrófono de tu dispositivo.
- Habla claro, o asegúrate de que la conversación sea audible si estás grabando una reunión.
- Cuando termines, haz clic en Pausa o Detener la grabación.
- Una vez que dejes de grabar, Word procesará el audio y generará automáticamente una transcripción.
Paso 5: Sube un archivo pregrabado
Si eliges Subir audio, navega por tu computadora para seleccionar el archivo que quieres transcribir.
- Después de subirlo, Word procesará el archivo y creará una transcripción escrita.
Paso 6: Revisa la transcripción
Una vez que Word complete la transcripción, la verás en el Panel de transcripción en el lado derecho de la pantalla. La transcripción incluirá:
- Etiquetas para participantes en el audio: Word detecta y etiqueta automáticamente a diferentes personas hablando como Hablante 1, Hablante 2, etc. Puedes cambiar manualmente estas etiquetas por los nombres correctos si es necesario.
- Marcas de tiempo: Cada sección del expediente incluirá marcas de tiempo como referencia.
Paso 7: Inserta la transcripción en tu documento
Para insertar partes o la totalidad de la transcripción en tu documento:
- En el Panel de transcripción, pasa el cursor sobre una sección del texto.
- Haz clic en Añadir al documento para insertar esa sección específica.
- Si quieres añadir toda la transcripción, haz clic en Añadir todo al documento en la parte inferior del panel.
- La transcripción aparecerá como texto normal en tu documento de Word. Puedes formatear, editar o reorganizar el texto según sea necesario.
Paso 8: Edita la transcripción
La transcripción se puede editar directamente en el Panel de transcripción o en el documento. Si Word comete algún error (como identificar mal a un hablante u oír mal una palabra), simplemente haz clic en el texto y realiza las correcciones.
Paso 9: Guarda y gestiona las transcripciones
Microsoft Word almacena la transcripción dentro de tu cuenta, así que siempre puedes volver a ella más adelante. También puedes descargar el archivo de audio original haciendo clic en Guardar en el Panel de transcripción. Esto puede ser útil si necesitas consultar la grabación original.
Principales beneficios de la función de Transcripción
- Transcripción precisa: Captura el habla de forma clara y precisa, con diferenciación del hablante.
- Comodidad: Se integra directamente en Word, permitiendo transiciones fluidas entre transcripción y edición de documentos.
- Transcripciones editables: Ofrece flexibilidad para modificar o añadir al texto tras la transcripción.
- Identificación del hablante: Diferencia automáticamente entre los participantes hablando en una conversación.
Solución de problemas
- P: ¿Por qué es inexacta mi transcripción?
R: Asegúrate de que la calidad de audio sea alta, con el mínimo ruido de fondo. Además, asegúrate de que los participantes hablen claro y se distingan. La herramienta de transcripción de Word funciona mejor con archivos de audio de buena calidad.
- P: ¿Por qué el botón de Transcribir está deshabilitado?
R: Comprueba que tienes una conexión a internet activa y que estás conectado a una cuenta de Office 365. Transcribir solo está disponible en línea y para suscriptores.
- P: ¿Puedo transcribir archivos de video?
R: No, la función de Transcribir está limitada a archivos de audio. Sin embargo, puedes extraer el audio de un archivo de video y luego subirlo para su transcripción.
Preguntas frecuentes (FAQs)
- P: ¿Cuánto tiempo puedo transcribir en una grabación?
R: Puedes transcribir archivos de audio de hasta 200MB. Las grabaciones más largas deberán dividirse en archivos más pequeños para su transcripción.
- P: ¿La transcripción se guarda automáticamente?
R: Sí, todas las transcripciones se guardan automáticamente en tu OneDrive bajo Documentos > Archivos transcritos.
- P: ¿Puedo transcribir en varios idiomas?
R: Sí, pero tendrás que cambiar el idioma de la pantalla en Word. Solo los idiomas disponibles serán transcritos con precisión.