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Relevant to: students
This article contains information considered accurate at the time of publishing. Technology updates, changes in University security practices, and/or policies and procedures may affect the information in this article - updates to articles are scheduled on a periodic basis and will address any required changes.
Introduction
Cross Registration Guide for SUNY Empire Students
What is cross registration?
Cross registration is when a degree-seeking student at SUNY Empire State University (the Home Institution) is approved to take a course or courses at another institution (the Host Institution). Approved courses will appear on your transcript as SUNY Empire courses.
Students matriculated at SUNY Empire and cross registering into another institution should be aware of the proper documentation needed in order to be charged accordingly as well as process their financial aid.
Critical Information to review prior to considering cross registration
- Please read our Cross Registration at Other Institutions Policy
- All cross registration courses must count toward your degree program.
- Before beginning the process, be sure to discuss with your mentor/advisor.
- It is the student’s responsibility to research and/or contact the host institution regarding their deadlines and procedures. Although SUNY Empire may approve a request, there is no guarantee the request will be approved by the host institution.
- Cross registration is available for spring, summer and fall terms only. Winter session cross registration is not available.
- Students who intend to drop or withdraw from their course(s) at another institution must follow that institution’s rules and deadlines.
SUNY Empire to another SUNY institution
Complete the following steps:
- Ensure that your mentor/advisor approves of the request.
- Go to the SUNY Cross-registration Portal to submit a request using your SUNY Empire login credentials.
Note: Accurate student and course information is critical. Inaccuracies may delay or deny your request.
- The mentor/advisor will create a placeholder course. Students will receive a confirmation email with a Course Registration Number (CRN) and registration instructions.
Example email:
- Once registration is complete and matches the request, the Office of the Registrar will approve. The host institution will then approve or deny the request.
Note: SUNY Empire approval does not guarantee host institution approval.
- Notify both institutions if you drop or withdraw.
SUNY Empire will pay tuition to the host institution after full approval.
- The host institution will send a transcript to SUNY Empire and the grade will be updated automatically.
SUNY Empire to a Non-SUNY Institution
Complete the following steps:
- Ensure that your mentor/advisor approves of the request.
- The mentor/advisor will create a placeholder course. Students will receive a CRN and registration instructions.
Example email:
- Register for the course at the host institution. Charges will be included in your SUNY Empire bill.
Note: SUNY Empire participates in consortiums such as the Hudson Mohawk Association and Rochester Alliance.
- Fill out the Enrollment in Other Colleges (PDF) form and send it with proof of payment to StudentAccounts@sunyempire.edu.
- If using financial aid, submit the Financial Aid Consortium Agreement (PDF). Students are responsible for paying the host institution and submitting all documents on time.
- Tuition at SUNY Empire will be the lesser of SUNY Empire or host institution charges. Fees must be paid at both institutions.
- Notify both institutions if you drop or withdraw from courses.
- Send an official transcript to the Registrar’s Office after course completion:
SUNY Empire State University
Office of the Registrar
111 West Ave
Saratoga Springs, NY 12866
Electronic transcripts can be sent to RegistrarsOffice@sunyempire.edu
Versión en español
¿Qué es la inscripción cruzada? (Estudiantes de SUNY Empire)
Relevante a: estudiantes
Este artículo contiene información considerada precisa al momento de su publicación. Las actualizaciones tecnológicas, los cambios en las prácticas de seguridad de la universidad, así como en normas y procedimientos pueden afectar la información aquí presentada. Las actualizaciones de los artículos se programan de forma periódica e incluyen los cambios necesarios.
Introducción
Guía de inscripción cruzada para estudiantes de SUNY Empire
¿Qué es la inscripción cruzada?
La inscripción cruzada es cuando un estudiante que busca obtener un título en Empire State University (la Institución de origen) recibe aprobación para tomar uno o más cursos en otra institución (la institución anfitriona). Los cursos aprobados aparecerán en tu historial académico como cursos de SUNY Empire.
Los estudiantes inscritos oficialmente en SUNY Empire que quieran tomar cursos en otra institución deben asegurarse de tener la documentación necesaria para que se les cobre correctamente y para procesar su ayuda financiera.
Información crítica antes de pensar en la inscripción cruzada
- Por favor, lee nuestra norma sobre la Inscripción cruzada en otras Instituciones.
- Todos los cursos inscritos de manera cruzada deben contar como parte de tu programa de estudios.
- Antes de empezar el proceso, asegúrate de hablarlo con tu mentor o asesor.
- Es tu responsabilidad investigar y/o contactar a la institución anfitriona sobre sus fechas límite y procedimientos. Aunque SUNY Empire apruebe tu solicitud, eso no garantiza que la institución anfitriona también la apruebe.
- La inscripción cruzada solo está disponible en los ciclos académicos de primavera, verano y otoño. No está disponible para las sesiones de invierno.
- Si decides darte de baja o retirarte de uno o más cursos en otra institución, debes seguir las reglas y fechas límite de esa institución.
De SUNY Empire a otra institución de SUNY
Sigue estos pasos:
- Asegúrate de que tu mentor o asesor apruebe la solicitud.
- Ve al Portal de inscripción cruzada SUNY y envía la solicitud usando tus credenciales de inicio de sesión de SUNY Empire.
Nota: Es muy importante que la información del estudiante y del curso sean precisas. La información equivocada puede retrasar o hacer que se rechace tu solicitud.
- El mentor o asesor creará un curso temporal. Recibirás un correo de confirmación con un Número de Registro de Curso (CRN) e instrucciones para registrarte.
Ejemplo de correo electrónico:
- Una vez que completes la inscripción y esta coincida con la solicitud, la Oficina del registrador académico la aprobará. Luego, la institución anfitriona aprobará o rechazará la solicitud.
Nota: La aprobación de SUNY Empire no garantiza la aprobación de la institución anfitriona.
- Notifica a ambas instituciones si te das de baja o te retiras de los cursos.
SUNY Empire pagará la matrícula a la institución anfitriona una vez que se haya aprobado completamente.
- La institución anfitriona enviará un expediente académico a SUNY Empire y la calificación se actualizará automáticamente.
De SUNY Empire a una institución que no sea parte de SUNY
Sigue estos pasos:
- Asegúrate de que tu mentor o asesor apruebe la solicitud.
- El mentor o asesor creará un curso temporal. Recibirás un número de inscripción del curso (CRN, por sus sitlas en inglés) e instrucciones para inscribirte.
Ejemplo de correo electrónico:
- Inscríbete en el curso en la institución anfitriona. Los cargos se incluirán en tu factura de SUNY Empire.
Nota: SUNY Empire participa en consorcios como Hudson Mohawk Association y Rochester Alliance.
- Llena el formulario Inscripción en otras universidades (PDF) y envíalo con el comprobante de pago a StudentAccounts@sunyempire.edu.
- Si usas ayuda financiera, envía también el Acuerdo de consorcio para ayuda financiera (PDF). Tú eres responsable de pagar a la institución anfitriona y de entregar todos los documentos a tiempo.
- La matrícula en SUNY Empire será la menor entre los cargos de SUNY Empire y los de la institución anfitriona. Las tarifas deben pagarse en ambas instituciones.
- Notifica a ambas instituciones si te das de baja o te retiras de algún curso.
- Envía un expediente académico oficial a la Oficina del registrador académico una vez que termines el curso:
SUNY Empire State University
Office of the Registrar
111 West Ave
Saratoga Springs, NY 12866
Los expedientes académicos electrónicos se pueden enviar a: RegistrarsOffice@sunyempire.edu