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Relevant to: faculty, staff, and students
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A Holistic Guide to Creating Accessible Documents in MS Word
Introduction
It is important to make Word documents accessible for individuals with disabilities. Some individuals use assistive technology, such as screen readers, to navigate documents; screen readers rely on certain cues and landmarks on the page, such as headings or alternative text. Here are a few things to consider when creating documents:
- A user who has low vision may have difficulty reading text if there is insufficient contrast between the foreground and background colors.
- A user who is blind may rely on alternative text (alt tag) to access images.
- An individual using a screen reader may not be able to access information in a table if the table does not include properly marked headings.
Headings
Screen readers rely on a document having properly built headings to make for accessible navigation. Word can create these headings easily for you from "Styles."
When creating a document, be sure to properly format your document with these styles. Your page should have a logical and hierarchical order (H1, H2, H3) that does not skip heading levels.
Heading 1 is the highest-level heading on the page. Heading 2s are relevant sub-headers to Heading 1. You do not need to use sub-headers if your document does not require them; a very simple document may consist of just a Heading 1 and then content (paragraphs, lists, tables for data, etc.). Always use the “Styles” feature to assign heading levels; never attempt to create your own headers by just resizing text, as this won’t be recognizable to a screen reader.
For more information on headings, visit the Knowledge Base article “Using Headings in Word.”
Links
Descriptive Links
When a screen reader moves to a link it will start to read out the text of that link. For this reason, the text of a link should be descriptive of where the link is going rather than a long URL. For example, see the following two links which both go to the same page:
The second link is better than the first because it will be more accessible to someone using the page with a screen reader; instead of hearing the link spelled out to them, they would instead just hear a descriptive name which is much easier to understand.
Unique Links
Every link on a page needs to have a unique name; links can only share a name if they both point to the same page. This helps to avoid confusion for users who are using screen readers by making it obvious where each link is meant to go. See the following examples:
Bad Example
There are two issues in this example:
- The links are not descriptive of where they go.
- The links share the same name (“click here”) even though they each point to separate pages.
Good Example
In this example, the issues of the previous example are avoided. These links are unique and descriptive.
For more information on links, visit the Knowledge Base article “Editing Hyperlink Text.”
Images
Many individuals who are blind or have low vision rely on screen readers to give them information about an image. This is called alternative text or alt text. If alt text is not present, the user may not know what information an image contains. Alternative text is located in the alt-tag.
In Microsoft Word, you need to manually add alt text after putting an image into your document. This must be done for every image. To add alt text, right click on the image in your document and then choose "View Alt Text."
Then, write alternative text for the image (remember to include any text in the image). Note: you do not need to state "image of..." because a screen reader will already signal to the user that they're encountering an image.
The “generate alt text for me" button will likely not be an accurate description of your image. If you do choose to begin with AI-generated alternative text, confirm that it accurately describes the image in context and edit as needed.
For more information on images, visit the Knowledge Base article “Adding Alt Text in Word.”
Tables
Tables must be formatted properly in order to be understood by a screen reader. Always consider whether a table is necessary to communicate the information. In general, only use tables when you need to show the relationship between data.
Simple Tables are Better
Screen readers keep track of their location in a table by counting table cells. If a table is nested within another table or if a cell is merged or split, the screen reader loses count and can't provide helpful information about the table. Blank cells in a table could also mislead someone using a screen reader into thinking that there is nothing more in the table.
Use Table Headings
When making a table, be sure that your table contains at least one row or column of headers. Do not just make your own headers by making a row/column bold; this will not be interpreted properly as a header by a screen reader.
To make sure your table has headings, select your table in Word and check under the "Table Design" tab and ensure "Header Row" is selected.
For more information on tables, visit the Knowledge Base article “Repeating Table Headings.”
Color and Contrast
Using color in your document is fine, but certain color combinations may make it difficult for users with visual disabilities (such as color blindness or low vision) to understand your document. When using color, it is important to consider whether there are other ways of conveying meaning in addition to color, and whether the color contrast is sufficient.
Information Through Color
People who are blind, have low vision, or are colorblind might miss out on the meaning conveyed by particular colors. Avoid using colors alone to convey any meaning in your document. Do not use color codes to differentiate information unless you are also providing an alternative means for people to understand that information without color. For example, if you have some text in red, you can also include an *asterisk next to the red text, so that there are two ways to signal its importance, one of which does not rely on color.
Consider the following question: "If this document were to be converted to black and white, would anything be lost?" If the answer to this question is yes, re-examine the design of your document and find another way to make that information clear.
Contrast
As a general rule, try to avoid changing text color from black, as many other colors may be more difficult to read. Using a plain white background is best, but if you do use a background with color make sure it provides sufficient contrast. If you are not sure if the contrast is sufficient between two colors, you can check them using a color contrast resource, such as WebAIM's Contrast Checker.
For more information on color contrast, visit the Knowledge Base article “Color Contrast Analyzer.”
Accessibility Checker
The Microsoft Accessibility Checker can help you identify accessibility errors in a document and guide you in remediating the identified issues. After authoring your document, it is a good idea to run the accessibility checker. To do so, select the Review tab in the ribbon and then “Check Accessibility.”
For more information on the accessibility checker, visit the Microsoft resource: Improve Accessibility with the Accessibility Checker.
For additional information on Microsoft Word accessibility, see the resource: Microsoft: Make Your Word Documents Accessible.
Versión en Español
Cómo hacer accesibles tus documentos de Word
Relevante para: estudiantes, profesores
Este artículo contiene información considerada precisa al momento de su publicación. Las actualizaciones tecnológicas, los cambios en las prácticas de seguridad de la universidad, así como en normas y procedimientos, pueden afectar la información aquí presentada. Las actualizaciones de los artículos se programan de forma periódica e incluyen los cambios necesarios.
Una guía holística para crear documentos accesibles en MS Word
Introducción
Es importante hacer que los documentos de Word sean accesibles para personas con discapacidades. Algunas personas utilizan tecnología de asistencia, como los lectores de pantalla, para navegar por documentos. Los lectores de pantalla dependen de ciertas señales y puntos de referencia en la página, como encabezados o textos alternativos. Aquí tienes algunas cosas para tener en cuenta al crear documentos:
- Un usuario con baja visión puede tener dificultades para leer textos si no hay suficiente contraste entre los colores del primer plano y de fondo.
- Un usuario ciego puede confiar en texto alternativo (atributo alt) para acceder a las imágenes.
- Una persona que utiliza un lector de pantalla posiblemente no pueda acceder a la información de una tabla si esta no incluye encabezados correctamente marcados.
Encabezados
Los lectores de pantalla dependen de que un documento tenga encabezados bien construidos para facilitar la navegación. Word puede crear estos encabezados fácilmente para ti desde la opción "Estilos".
Al crear un documento, asegúrate de formatearlo correctamente con estos estilos. Tu página debe tener un orden lógico y jerárquico (H1, H2, H3), es decir, no saltarse niveles de encabezados.
El encabezado 1 es el encabezado de nivel más alto en la página. Los encabezados 2 son subencabezados relevantes para el Encabezado 1. No necesitas usar subencabezados si tu documento no los requiere; un documento muy sencillo puede consistir solo de un Encabezado 1 y luego el contenido (párrafos, listas, tablas de datos, etc.). Utiliza siempre la función "Estilos" para asignar niveles de encabezado. Nunca intentes crear tus propios encabezados simplemente redimensionando el texto, ya que esto no será reconocible para un lector de pantalla.
Para más información sobre los títulos, visita el artículo de la Base de conocimientos "Usando encabezados en Word."
Enlaces
Enlaces descriptivos
Cuando un lector de pantalla se mueve a un enlace, empieza a leer el texto de ese enlace. Por esta razón, el texto de un enlace debe ser descriptivo de hacia dónde va el enlace en lugar de una URL larga. Por ejemplo, véanse los siguientes dos enlaces que llevan a la misma página:
El segundo enlace es mejor que el primero porque será más accesible para alguien que use la página con lector de pantalla. En vez de escuchar el enlace deletreado, simplemente escucharían un nombre descriptivo que es mucho más fácil de entender.
Enlaces únicos
Cada enlace en una página necesita tener un nombre único. Los enlaces solo pueden compartir un nombre si ambos apuntan a la misma página. Esto ayuda a evitar confusiones para los usuarios que usan lectores de pantalla al dejar claro a dónde debe ir cada enlace. Véanse los siguientes ejemplos:
Mal ejemplo
Hay dos cuestiones en este ejemplo:
- Los enlaces no describen a dónde van.
- Los enlaces comparten el mismo nombre ("Haz clic aquí") aunque cada uno apunta a páginas separadas.
Buen ejemplo
En este ejemplo, se evitan los problemas del anterior. Estos enlaces son únicos y descriptivos.
Para más información sobre enlaces, visita el artículo de la Base de conocimientos, "Editando el texto del hipervínculo."
Imágenes
Muchas personas ciegas o con baja visión dependen de los lectores de pantalla para obtener información sobre una imagen. Esto se llama texto alternativo. Si no hay texto alternativo, el usuario puede no saber qué información contiene una imagen. El texto alternativo se encuentra en el atributo alt.
En Microsoft Word, tienes que añadir texto alternativo manualmente después de poner una imagen en tu documento. Esto debe hacerse con cada imagen. Para añadir texto alternativo, haz clic derecho en la imagen de tu documento y luego elige "Ver texto alternativo".
Luego, escribe el texto alternativo para la imagen. (Recuerda incluir cualquier texto en la imagen.) Nota: No necesitas decir "imagen de..." porque un lector de pantalla ya señalará al usuario que está encontrando una imagen.
El botón "Generar texto alternativo para mí" probablemente no dará una descripción precisa de tu imagen. Si decides empezar con texto alternativo generado por la IA, confirma que describe la imagen con precisión en contexto y edita según sea necesario.
Para más información sobre imágenes, visita el artículo de la Base de conocimientos, "Añadir texto alternativo en Word."
Tablas
Las tablas deben estar correctamente formateadas para que un lector de pantalla las entienda. Considera siempre si una tabla es necesaria para comunicar la información. En general, usa tablas solo cuando necesites mostrar la relación entre los datos.
Las tablas simples son mejores
Los lectores de pantalla controlan su ubicación en una tabla contando celdas de la tabla. Si una tabla está anidada dentro de otra tabla o si una celda se fusiona o se divide, el lector de pantalla pierde la cuenta y no puede proporcionar información útil sobre la tabla. Las celdas en blanco en una tabla también podrían engañar a alguien que usa un lector de pantalla haciéndole pensar que no hay nada más en la tabla.
Uso de encabezados de tablas
Al crear una tabla, asegúrate de que tu tabla contenga al menos una hilera o columna de encabezados. No te limites a crear tus propios encabezados poniendo una hilera o columna en negrita; esto no será interpretado correctamente como un encabezado por un lector de pantalla.
Para más información sobre tablas, visita el artículo de la Base de conocimientos, "Encabezados de tablas repetitivos".
Color y contraste
Usar color en tu documento está bien, pero ciertas combinaciones de colores pueden dificultar que los usuarios con discapacidades visuales (como daltonismo o baja visión) comprendan tu documento. Al usar el color, es importante considerar si existen otras formas de transmitir significado además del color y si el contraste de color es suficiente.
Información a través del color
Las personas ciegas, con baja visión o daltónicas pueden perderse el significado que transmiten ciertos colores. Evita usar solo colores para transmitir cualquier significado en tu documento. No utilices códigos de color para diferenciar la información a menos que también estés proporcionando un medio alternativo para que la gente entienda esa información sin color. Por ejemplo, si tienes texto en rojo, también puedes incluir un asterisco junto al texto rojo, de modo que haya dos formas de señalar su importancia, una de las cuales no depende del color.
Consideremos la siguiente pregunta: "Si este documento se convirtiera en blanco y negro, ¿se perdería algo?" Si la respuesta a esta pregunta es sí, vuelve a examinar el diseño de tu documento y busca otra forma de aclarar esa información.
Contraste
Como regla general, intenta evitar cambiar el color del texto del negro, ya que muchos otros colores pueden ser más difíciles de leer. Usar un fondo blanco liso es lo mejor, pero si usas un fondo con color, asegúrate de que proporcione suficiente contraste. Si no estás seguro de si el contraste es suficiente entre dos colores, puedes comprobarlos usando un recurso de contraste de color, como el verificador de contraste de WebAIM.
Para más información sobre contraste de color, visita el artículo de la Base de conocimientos, "Analizador de contraste de colores".
Comprobador de accesibilidad
El verificador de accesibilidad de Microsoft puede ayudarte a identificar errores de accesibilidad en un documento y guiarte para corregir los problemas identificados. Después de redactar tu documento, es recomendable ejecutar el verificador de accesibilidad. Para ello, selecciona la pestaña de Revisión en la cinta y luego "Verificar accesibilidad".
Para más información sobre el verificador de accesibilidad, visita el recurso de Microsoft: Mejora la accesibilidad con el verificador de accesibilidad.
Para información adicional sobre la accesibilidad de Microsoft Word, consulta el recurso: Microsoft: Haz accesibles tus documentos de Word.