Copying Text and Images from Microsoft Word (Or Similar Text Editing Software)

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Relevant to: faculty, staff and students

This article contains information considered accurate at the time of publishing. Technology updates, changes in University security practices, and/or policies and procedures may affect the information in this article - updates to articles are scheduled on a periodic basis and will address any required changes.

Introduction

This guide will cover the basics of copying the contents of a word document to Brightspace.

When copying the contents of a document directly into Brightspace, formatting may be lost and need to be recreated.

If your document contains both text and images these will need to each be added separately.

Note: Please keep in mind that Brightspace is not capable of certain formatting functionality that dedicated word processing programs can perform.  For example, there are no such things as margins in a Brightspace discussion forum. This has implications for citation styles, for example, for APA style when software limitations prevent proper formatting, authors should adapt to the available tools while maintaining clarity and consistency. The focus should remain on accuracy of the references rather than formatting constraints imposed by the platform.

Copying and Pasting Text

Start with the Document you've created in Microsoft Word. Copy the text you want to move to your discussion with the following steps:

  • Click your mouse and hold the button down while dragging it to highlight the section of the document you want to copy.
  • While the text you want to copy is still highlighted, hold the Control key (Ctrl) on your keyboard and tap the C key. Then release Control. You shouldn't see anything happen with this step; this will copy the highlighted text to your computer's clipboard. (If you are using a Mac, the keyboard combination is Command (Cmd) + C).
  • Next log into Brightspace, enter a course, and select the area the copied text needs to be pasted into.
  • Select the text editor box (WYSIWYG editor) and then hold Control (Ctrl) and tap the V key. This will paste the content we copied earlier. (If you are using a Mac, the keyboard combination is Command (Cmd) + V). Feel free to go through the post at this point to re-create any lost spacing or indentation you would like to have in your post. Once the formatting has been completed select the Save and Close button.
  • If you have images you would also like to include, please see the below section on Copying and Inserting Images into Brightspace.

Note: when content from a Word document is pasted into Brightspace, the content formatting (text size, font style, and paragraph spacing) will update automatically to Brightspace's default font styles.

Copying and Inserting Images

If the image you would like to insert into Brightspace is in your Word Document but not saved to your computer, please start at the first bullet point. If the image is already saved to your computer as an image file you may skip to the third bullet point.

  • In your document, with your mouse, right-click on the image and select Save as Picture.
  • Save the image to your computer. Note: be mindful of the Name and Location of the image you saved.
  • Log into Brightspace, enter a course, and select the location where this image is to be saved in Brightspace.
    • If this is a new File (Web Page), select the Upload/Create button. If the File (Web Page) already exists, click the title of the page to open it. When it loads, select the drop-down menu to the right of the title and select the Edit HTML option.
  • Within the text box, select the location where you'd like the image placed. After this is completed, select the Insert Image icon.
  • Choose "My Computer" then either select "Upload" to open a file picker or drag the file from your desktop into the dashed box.
  • If using the file picker, locate the file on your computer then select Open.
  • Select Add to insert the image into your post. Repeat these steps for each image you would like to add.
  • Type a short description in the alternative text box - this will be read by anyone reading your post with a screen reader.
  • Once the image(s) have been uploaded, select the Save and Close button.

Note for instructors: When uploading images to Brightspace an Image description for each image must be included.

Accessibility Compliance

The following content provides an overview of how copying and pasting from Microsoft Word (or comparable word processing tools) effects accessibility:

  • Hidden Formatting: Word uses its own proprietary formatting, which often gets converted into inline CSS styles when pasted into Brightspace. These might include tags with fixed font sizes, colors, or even strange class names like style="font-family: Calibri; font-size: 12pt;".
  • Fixed Fonts and Inconsistent Styling: When Brightspace inherits these styles, the text may ignore the default styles of the platform or the user’s personalized accessibility settings (like larger fonts or high-contrast themes).
  • Overhead Code: The excess code (like nested tags) bloats the HTML, making it harder for screen readers to parse, which can negatively impact usability for assistive technology users.
  • Loss of Semantic Structure: When Word formatting overrides default styles, the intended meaning of headings, lists, or emphasized text may be lost. For instance, a user may visually interpret bold text as a heading, but screen readers won’t recognize it as such without proper semantic tags like <h1>, <h2>, etc.
  • Hard-Coded Fonts and Sizes: Fixed fonts or colors can override user preferences, such as high contrast or dyslexia-friendly fonts, which are essential for many users. Disruption to Assistive Technologies: Screen readers may struggle with unnecessary tags or misinterpret the content’s structure.
  • Example Workflow for Accessible Pasting:
    • Use Brightspace's tools to:
      • Add semantic headings.
      • Apply lists and bold/italic where needed.
      • Check for proper spacing and alignment.
      • Validate the accessibility of the post using built-in tools like Brightspace's Accessibility Checker or external tools like WAVE.

 

Versión en Español

Copiar texto e imágenes desde Microsoft Word (o programas similares de edición de texto)

Relevante para: estudiantes

Este artículo contiene información considerada precisa al momento de su publicación. Las actualizaciones tecnológicas, los cambios en las prácticas de seguridad de la Universidad, así como en las políticas y procedimientos, pueden afectar la información de este artículo. Las actualizaciones se programan de forma periódica y abordarán cualquier cambio necesario.

Introducción

Esta guía cubre lo básico sobre cómo copiar el contenido de un documento de Word a Brightspace.

Al copiar directamente el contenido de un documento a Brightspace, es posible que se pierda el formato y tengas que volver a aplicarlo manualmente.

Si tu documento incluye tanto texto como imágenes, tendrás que agregar cada uno por separado.

Nota: Brightspace no tiene algunas funciones de formato que sí ofrecen los programas de procesamiento de texto como Word. Por ejemplo, en los foros de discusión de Brightspace no existen los márgenes. Esto puede afectar ciertos estilos de citación, como el formato APA. Cuando las limitaciones técnicas no permiten aplicar el formato exacto, se recomienda adaptarse a las herramientas disponibles, manteniendo siempre la claridad y coherencia. Lo más importante debe ser la precisión en las referencias, más allá de las restricciones de formato impuestas por la plataforma.

Copiar y pegar un texto

Comienza con el documento que creaste en Microsoft Word. Copia el texto que deseas mover a tu discusión siguiendo estos pasos:

  • Haz clic con el mouse y, sin soltarlo, arrástralo para resaltar la parte del documento que quieres copiar.
  • Mientras el texto está resaltado, presioná la tecla Ctrl + C (o Cmd + C en Mac) para copiar el texto. No verás que pase nada en ese momento, pero el texto ya estará copiado en el portapapeles de tu computadora.
  • Inicia sesión en Brightspace, entra al curso correspondiente y selecciona el área donde quieres pegar el texto copiado.
  • Selecciona el cuadro del editor de texto (editor WYSIWYG) y mantén presionada la tecla Control (Ctrl) mientras pulsas la tecla V. Esto pegará el contenido copiado anteriormente. (Si usas una Mac, la combinación de teclas es Command (Cmd) + V). Puedes revisar tu entrada en este punto para volver a dar formato, como agregar espacios o sangrías que se hayan perdido pero quisieras tener en tu entrada. Una vez que estés conforme con el formato, selecciona el botón Guardar y cerrar.
  • Si tienes imágenes que quieres incluir, ve la sección a continuación, Copiar e insertar imágenes en Brightspace.

Nota: Al pegar el contenido de un documento Word en Brightspace, el formato del contenido (tamaño del texto, estilo de la fuente y el espaciado entre párrafos) se actualizará automáticamente a los estilos predeterminados de fuentes de Brightspace.

Copiar e insertar imágenes

Si la imagen que quieres insertar en Brightspace está dentro de tu documento de Word, pero no está guardada en tu computadora, ve directamente al primer punto.

Si la imagen ya está guardada en tu computadora como archivo de imagen, puedes ir directamente al tercer punto.

  • En tu documento, presiona el botón derecho del ratón sobre la imagen y selecciona Guardar como imagen.
  • Guarda la imagen en tu computadora. Nota: presta mucha atención al nombre y la ubicación donde la guardaste.
  • Inicia sesión en Brightspace, entra al curso y selecciona el lugar donde deseas insertar la imagen.
    • Si este es un archivo nuevo (página web), selecciona el botón Cargar/Crear. Si el archivo (página web) ya existe, selecciona el título de la página para abrirla. Una vez cargada, selecciona el menú desplegable a la derecha del título y elige Editar HTML.
  • Dentro del cuadro de texto, haz clic en el lugar donde quieres colocar la imagen. Luego, haz clic en el ícono de Insertar imagen.
  • Elige Mi computadora y luego selecciona Cargar (subir) para abrir el explorador de archivos, o puedes arrastrar el archivo desde tu computadora hasta el recuadro punteado.
  • Si usas el explorador de archivos, busca el archivo en tu computadora y presiona el botón de Abrir.
  • Selecciona Agregar para insertar la imagen en tu entrada. Repite estos pasos para cada imagen que quieras añadir.
  • Escribe una descripción corta en el cuadro de texto alternativo; esto lo leerán las personas que usen lectores de pantalla.
  • Una vez que hayas subido la(s) imagen(es), elige Guardar y cerrar.

Nota para profesores: Al subir imágenes a Brightspace, es necesario incluir una descripción de la imagen para cada una.

Accesibilidad

El siguiente contenido ofrece una visión general sobre cómo copiar y pegar desde Microsoft Word (u otros procesadores de texto similares) afecta la accesibilidad:

  • Formato oculto: Word utiliza un formato propio que, al pegarse en Brightspace, se convierte en estilos CSS incrustados. Esto puede incluir etiquetas con tamaños de fuente fijos, colores o incluso nombres de clase extraños, como: style="font-family: Calibri; font-size: 12pt;".
  • Tipos de letras fijas y estilos inconsistentes: Cuando Brightspace hereda estos estilos, el texto puede ignorar los estilos predeterminados de la plataforma o las configuraciones de accesibilidad personalizadas del usuario (como fuentes más grandes o temas de alto contraste).
  • Código innecesario: El exceso de código (como etiquetas dentro de otras etiquetas) recarga el HTML, lo que dificulta su lectura por parte de los lectores de pantalla y puede afectar negativamente la experiencia de personas que usan tecnologías de asistencia.
  • Pérdida de estructura semántica: Cuando el formato de Word reemplaza los estilos predeterminados, se puede perder el significado del contenido. Por ejemplo, un texto en negrita puede parecer un título visualmente, pero un lector de pantalla no lo reconocerá como tal si no tiene las etiquetas semánticas correctas, como h1, h2, etc.
  • Tipos de letras y tamaños codificados: Los tipos de letras o colores fijos pueden anular las preferencias del usuario, como configuraciones de alto contraste o tipos de letras adaptadas para dislexia, lo cual es esencial para muchas personas.
  • Problemas con tecnología de asistencia: Los lectores de pantalla pueden tener dificultades para interpretar correctamente el contenido debido a etiquetas innecesarias o estructura mal definida.
  • Ejemplos de flujo de trabajo para pegar contenido conforme a la accesibilidad:
    • Usa las herramientas propias de Brightspace para:
      • Agregar encabezados semánticos.
      • Aplicar listas, negrita o cursiva donde sea necesario.
      • Verificar que el espaciado y la alineación sean adecuados.
      • Convalidar la accesibilidad del contenido con herramientas integradas como el verificador de accesibilidad de Brightspace o herramientas externas como WAVE.
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